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Notre promesse de protection de la vie privée décrit clairement de quelle façon ING protège les Renseignements personnels que vous nous confiez.
Veuillez porter une attention toute particulière à ce document, non pas parce qu'il est difficile à comprendre, mais pour que vous sachiez qu'ING protège les informations confidentielles qui vous concernent.
Ce document contient certains termes techniques. Pour une meilleure compréhension, vous pourrez consulter la section des « Définitions de quelques mots techniques » à la fin du document. Pour vous faciliter la tâche, nous avons souligné dans le corps du texte les termes définis.
Nous considérons cette promesse comme un produit d'ING et non comme une simple obligation juridique. Et comme vous le savez, nous croyons aux produits de qualité supérieure.
En devenant un client d'ING, vous nous avez confié des informations personnelles importantes à votre sujet. Vous l'avez fait pour que nous puissions mieux vous servir, tout en sachant que nous respecterions votre vie privée. Nous ne trahirons pas votre confiance. Chez ING, nous nous engageons à vous offrir des produits et des services de qualité supérieure. Vous ne devriez donc pas être étonné de voir que nous nous engageons également à respecter les normes de protection de la vie privée.
Soyons clairs.
Que sont les « Renseignements personnels »?
Par « Renseignements personnels », on entend tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier.
Quels renseignements avons-nous la responsabilité de protéger?
ING Canada est responsable des Renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à des tiers, ou reçus de tiers, notamment nos fournisseurs ou agents, aux fins de traitement ou à d'autres fins auxquelles vous avez consenties dans le cadre de nos activités commerciales ou pour tout autre objet auquel vous avez consenti.
Recueillir, utiliser et divulguer vos Renseignements personnels. Pourquoi le faisons-nous?
Nous recueillons, utilisons et communiquons des Renseignements personnels pour mieux vous servir. Vous connaître nous aide à comprendre vos besoins en matière d'assurance et de services financiers, à communiquer avec vous de façon efficace et à vous offrir les services et les produits que vous désirez.
Soyons précis. Nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels pour :
- vérifier votre identité
- déterminer votre admissibilité à des produits d'assurance ou à des produits ou services financiers d'ING Canada, qu'ils aient été obtenus auprès d'ING ou par l'entremise de votre courtier, et à des produits qui peuvent vous intéresser et qui sont offerts par des entreprises avec lesquelles nous avons conclu une alliance stratégique et, le cas échéant, vous offrir ces produits et services
- évaluer les risques d'assurance et de réassurance
- déterminer les tarifs, les frais et les primes
- effectuer des enquêtes après sinistre et régler les demandes d'indemnité
- détecter et prévenir la fraude
- recueillir des données statistiques, effectuer des études de marché et produire les rapports requis par les autorités réglementaires ou autres organismes de l'industrie des assurances, y compris les dossiers de sinistres, conformément aux pratiques d'assurance prudentes
- enquêter sur des transactions ou des types ou séries de transactions dans le but de détecter les activités non autorisées ou illégales
- déterminer si vos placements conviennent à votre situation
- respecter la loi
- ou nous conformer aux exigences des autorités fiscales
Comment recueillons-nous vos Renseignements personnels ?
La manière de recueillir, d'utiliser et de communiquer des Renseignements personnels sur vous dépend de la façon dont vous faites affaire avec nous. En règle générale, nous recueillons ces informations directement auprès de vous à moins que vous ayez consenti à la cueillette auprès de tiers de renseignements personnels à votre sujet.
Ainsi, nous pouvons obtenir de l'information des sources suivantes :
- de vous-même, lorsque vous présentez une proposition d'assurance ou demandez un produit de placement, lorsque vous remplissez d'autres formulaires sur papier ou par courrier électronique, ou lorsque vous faites remplir des formulaires par téléphone ou lors d'une rencontre en personne
- des agents ou courtiers d'assurance, des représentants de services financiers ou autres intermédiaires certifiés avec lesquels vous avez une relation, ainsi que des experts en sinistres ou enquêteurs
- de par vos transactions avec nous (ex. : historique de vos paiements, renseignements sur la souscription de polices et sur les réclamations)
- de différents organismes, notamment les gouvernements (ex. : votre dossier de conduite d'automobile, vos antécédents de sinistres)
- ou des agences de renseignements sur la consommation (ex. : vos antécédents de crédit)
À quoi vous engagez-vous en partageant vos Renseignements personnels avec nous?
Au moment de la collecte de Renseignements personnels, auprès de vous ou par l'entremise d'une des sources susmentionnées, nous constituons un dossier et vous informons de l'objet de ce dernier. Nous n'utilisons pas vos Renseignements personnels à des fins non pertinentes à l'objet du dossier sans votre consentement.
Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à des tiers à condition d'avoir obtenu votre consentement préalable, sauf dans certaines situations où la loi l'autorise, telles l'utilisation et la communication des renseignements nominatifs personnels à des fins de prospection commerciale afin de vous offrir des produits et services.
Au sein de chaque société affiliée à ING Canada, seuls les préposés, mandataires ou agents autorisés auront accès aux renseignements personnels, dans la mesure où cette communication est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions ou à l'exécution de leur mandat.
Votre consentement.
Nous ne pouvons recueillir, utiliser ou communiquer de Renseignements personnels qui vous concernent sans avoir au préalable obtenu votre consentement, sauf dans des circonstances particulières où la loi l'autorise, telles les enquêtes sur la fraude ou les enquêtes policières.
De quelle manière nous accordez-vous votre consentement?
Votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de Renseignements personnels sera toujours explicite et donné à des fins spécifiques. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par écrit ou en format électronique, sauf autrement prévu sous toute autre loi applicable.
Vous avez le pouvoir de dire non.
Ce faisant, veuillez noter, toutefois, que ceci peut modifier notre capacité à vous offrir les produits et services que vous souhaitez obtenir. Vous pouvez également demander votre retrait des activités de prospection commerciale en tout temps, en nous donnant un préavis raisonnable, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou par un contrat.
Comment pouvez-vous vous retirer ?
Pour vous retirer, vous devez communiquer avec notre Agent responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse indiquée à la fin de ce document.
Combien de temps conservons-nous vos Renseignements personnels?
Nous ne conservons vos Renseignements personnels que le temps nécessaire pour vous fournir des produits et services et, par la suite, pendant une durée raisonnable au cas où nous aurions à respecter des obligations légales ou gouvernementales ou pour permettre aux parties d'épuiser les recours prévus par la loi. ING Canada, par ailleurs, s'assure à prévenir les accès non autorisés à vos Renseignements personnels durant leur conservation et au moment de leur destruction.
Comment protégeons-nous vos Renseignements personnels?
Pour les dossiers électroniques ou sur papier, ING Canada maintient des normes rigoureuses de sécurité afin de sauvegarder vos Renseignements personnels contre les accès non autorisés, la divulgation ou les abus. De plus, lorsque les Renseignements personnels ne sont plus requis, nous les détruisons en prenant autant de précautions que durant leur conservation.
Lorsqu'il nous arrive de transmettre des Renseignements personnels à un tiers aux fins de traitement (ex. : impression de chèques, gestion de dossiers d'indemnisation ou de relevés de compte, traitement des données), nous veillons à ce que les personnes ou organismes offrant des produits ou services pour notre compte protègent la confidentialité des Renseignements personnels de nos clients par l'adoption de mesures comparables à nos pratiques internes, ou selon les dispositions de la loi.
Votre droit d'accès à vos Renseignements personnels.
Vous avez le droit d'accéder aux Renseignements personnels à votre sujet que nous détenons ou dont nous avons la garde. Vous avez en outre le droit de demander la rectification d'un Renseignement personnel se rapportant à l'objet du dossier, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Comment accéder à vos Renseignements personnels?
Pour accéder à vos Renseignements personnels, veuillez présenter une demande écrite à l'Agent responsable de la protection des renseignements personnels d'ING Canada. La demande doit préciser autant que possible les Renseignements personnels que vous recherchez. Nous tenterons de répondre à ces demandes dans les plus brefs délais et vous aviserons si, pour une raison quelconque, nous ne pouvons y donner suite immédiatement. ING Canada pourra exiger des frais raisonnables pour la reproduction, la transcription ou la transmission des renseignements extraits de votre dossier, après vous avoir avisé du coût approximatif.
ING Canada se réserve le droit de refuser votre demande d'accès à vos Renseignements personnels dans les cas suivants :
- les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client
- les renseignements ont été recueillis aux fins de la détection d'une fraude ou de sa prévention
- la divulgation des renseignements risquerait d'avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l'une ou l'autre de ces personnes a un intérêt
- ou la divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers et la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou à la sécurité de ce tiers
La mise à jour de vos Renseignements personnels est une priorité.
ING Canada s'efforce d'assurer que les Renseignements personnels qu'elle détient à votre sujet sont exacts et actualisés dans la mesure nécessaire pour l'utilisation aux fins désignées. Si l'information doit être modifiée ou mise à jour à la suite d'un changement de votre situation, nous ferons de notre mieux pour mettre à jour nos dossiers.
Si vous avez des plaintes ou des commentaires, nous voulons les connaître.
Si vous avez une plainte liée à la Politique relative aux renseignements personnels ou aux procédures d'ING Canada, veuillez communiquer avec notre Agent responsable de la protection des renseignements personnels. Si la plainte est justifiée, nous prendrons les mesures nécessaires afin de résoudre le problème, mesures qui peuvent comprendre la modification de notre Politique ou de nos pratiques, si nécessaire.
Si nous ne pouvons résoudre la situation à votre satisfaction ou si vous avez d'autres préoccupations en ce qui concerne la Politique relative aux renseignements personnels ou les pratiques d'ING Canada en la matière, vous pouvez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée (ou l'équivalent) de votre province ou, s'il y a lieu, avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. L'Agent responsable de la protection des renseignements personnels auprès d'ING Canada vous fournira les coordonnées de ces autorités sur demande.
Vous pouvez également soumettre votre plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec ou demander à celle-ci d'examiner toute mésentente relative à l'accès à votre dossier ou à la rectification d'un renseignement. Les coordonnées de la Commission sont publiées sur son site Internet : www.cai.gouv.qc.ca.
Définitions de quelques mots techniques.
Expert en sinistres : Personne qui représente un assureur pour mener les enquêtes et les négociations liées aux règlements des réclamations.
Réassurance : Processus selon lequel un assureur cède une partie d'un risque à un autre assureur (le réassureur), qui en accepte la charge moyennant un pourcentage de la prime payée par l'assuré. Ce processus ne vous affecte pas.
Tiers : Personne autre que le client ou l'assureur (c.-à-d. une tierce partie par rapport au contrat).
Souscription : Processus d'évaluation du risque proposé à l'assureur et d'établissement d'une police d'assurance. Au cours de ce processus, l'assureur vérifie si le risque en question est acceptable et détermine le montant de la prime ainsi que les conditions de l'assurance fournie.
À propos de ce document.
La présente Politique relative aux renseignements personnels énonce la responsabilité des sociétés membres d'ING Canada (ci-après dénommées « ING », « ING Canada » ou « nous »), ainsi que les droits de nos clients, proposants d'assurances, demandeurs d'indemnité ou anciens clients (ci-après dénommés « vous »), en matière de collecte, d'utilisation et de communication de vos Renseignements personnels. Les sociétés membres d'ING Canada sont ING Canada inc., Société de portefeuille ING Canada inc., Compagnie d'assurance ING du Canada, ING Novex Compagnie d'assurance du Canada, La Compagnie d'assurance Belair inc., La Nordique compagnie d'assurance du Canada, ING Gestion du patrimoine inc., ING Services d'assurance inc., ING Gestion de placements inc., Equisure Financial Network Inc. et ses cabinets de courtage affiliés ainsi que Compagnie de garantie Wellington inc.
ING Canada se réserve le droit d'amender la présente Politique relative aux renseignements personnels. La version à jour sera disponible sur le site Web d'ING Canada.
An English version of this Personal Information Policy is also available.
Comment nous contacter facilement ?
La version la plus récente de la présente Politique relative aux renseignements personnels est affichée sur le site Internet d'ING Canada à l'adresse www.ingcanada.com. Les questions au sujet de cette Politique peuvent être adressées à l'Agent responsable de la protection des renseignements personnels d'ING Canada aux adresses postale et électronique indiquées ci-dessous.
Pour obtenir de plus amples renseignements, pour déposer une plainte ou pour demander votre retrait, veuillez communiquer avec l'Agent responsable de la protection des renseignements personnels d'ING Canada :
Agent responsable de la protection des renseignements personnels
ING Canada
2450, rue Girouard Ouest
Saint-Hyacinthe (Québec)
J2S 3B3
Courriel : vieprivee@ingcanada.com
Internet : www.ingcanada.com |
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